遇到这种内控问题,你会怎么解决?

2019-05-28 14:45:17 0 0

这是我很多年前亲身经历的一个案例:

 

一家高档酒楼,以包房为主,人均消费千元以上。

 

为了留住回头客,并吸引来更多的新顾客,该高档酒楼采取了一项促销政策,即:每消费满1000元,就赠送100元优惠券。该优惠券几乎没有什么限制性的规定,在本酒楼可以直接当现金结账买单,包括仅用优惠券都可以直接结账买单。

 

因为顾客身份比较尊贵,所以酒楼配置有大量的美女销售经理进行一对一的全程跟踪服务,当顾客用餐结束准备买单时,一般是将钱款或信用卡交由美女销售经理到收银台代为办理,买单结束,销售经理再将发票和找零送回到在包房里面的顾客手中。

 

为了更好地做好服务,这家酒楼建立有比较详细的客户消费档案,几乎每位消费的客户的姓名、电话号码、公司名称等都有记录。


 

该酒楼的内控也做得比较严密。关于优惠券的控制,采取的措施包括:


①   每张优惠券印有编码;


②   发出的优惠券必须盖有财务专用章才能生效;


③   财务发放到收银台时全部按照编码进行了登记;


④   收银员发放优惠券时,必须在登记簿上注明顾客的姓名、消费的金额、发放的优惠券数量及编码;


⑤   顾客使用优惠券结账时,收银员必须再注明使用的优惠券的顾客姓名、优惠券的数量和编码、代理买单的销售经理的工号;


⑥   财务部设有稽核员岗位负责稽核优惠券的发放和使用情况。

 

——如此严密的内控措施,基本确保了该优惠券控制的万无一失。

 

但某一天,稽核员发现有一顾客消费结账时使用了大量的优惠券,这种情况是比较少见的,因为这种高档酒楼很少有贪小便宜的顾客。于是按照编码核查这些优惠券的来源,发现是先后赠送给了五、六位不同的顾客,而这些顾客明显并互相不认识。在经过核实,排除了对收银员的怀疑后,公司高层就对负责代理买单的销售经理进行了简单的审问,就如实招供了:是以往她在代顾客买单时,私自藏匿了应交给顾客的优惠券,然后在代另外的顾客买单时,用藏匿的优惠券替换了顾客的现金。

 


此次发现的问题绝对不是孤立的,应该普遍存在,只不过以前这些销售经理们套券的数量少没被发现,而这次是因为该销售经理过于贪婪,一次套券的数量太多才被发现的。于是酒楼总经理召集管理层开会讨论,研究如何解决这个问题,今后怎么堵塞住这个漏洞?主要的意见有这么几种:

 

1、酒楼负责营业监督的副总建议今后每张优惠券的发放和使用都必须经过他亲自签字。但分析认为,他签字和不签字其实结果是一样的,而且,如果他也参与套券,又怎么监督他?

 

2、有人建议不允许销售经理代办结账而要求顾客自己到收银台结账。但分析认为,顾客身份尊贵,或顾客陪同的客人身份尊贵,顾客就不可能自己到收银台结账。

 

3、有人建议取消这种促销方式,改用其他促销方式,比如电子优惠码等。但分析认为,已经发放出去的近千张优惠券不能就此作废,还必须继续进行监督。

 

4、有人建议采取双人共同代理结账的方式。但分析认为,遇到顾客消费高峰期店内的销售经理人手不够,而且即使是两个人也有机会套券,甚至两人还可能联手作弊,并且这种方式也很别扭。

 

5、有人建议更换收银系统软件,用更好的软件系统来加强控制。但分析认为,收银软件毕竟也只是一个工具,使用的效果如何关键还得看怎么设置里面的控制程序以及使用软件的人是否按规范进行操作,而且收银套现行为基本上都是在数据进入收银系统之前就完成了,所以寄希望于通过收银软件来实现内控根本不可能。

 

6、有人甚至抱怨,酒楼就不该采取这种促销方式。

 

……大家七嘴八舌,讨论了半天也没有拿出合理的解决方案。

 

作为内控经验丰富的你,如果也在参加这家酒楼的讨论,那么你有什么好的解决方案吗?欢迎大家跟帖发表意见。